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業務結算流程圖:

 

業務結算流程圖

 

操作結算流程:

 

一、打DEBIT NOTE給客戶
1、操作把DEBIT NOTE整理好并發E-mail給業務確認OK后,再發送給客人
2、在與客人對單同時,打DEBIT NOTE(帳單)傳給客人,要列明所有產生的費用、匯率,根據客戶情況打上公司帳號或私人帳號,收款銀行資料只能提供一個給客人,傳真后電話確認客人是否收到,并請客人確認費用,不需要客人簽名回傳,但付款底單一定要提供。如果客戶要求開發票,將《開發票申請單》傳給客戶填寫后傳給我司財務,并將發票寄出,操作跟進全部發票開出、寄出及簽收狀況。

 

二、安排收款與付款
1、客戶付款后,要求客戶將水單傳給我司,操作并在上面注明客戶名跟工作單號交給財務查到帳狀況
2、操作收到供方(訂倉公司/拖車行/報關行)DEBIT NOTE后,先確認費用與我司委托書上寫的是否一致,如果OK,確認并寫清楚我司發票抬頭及寄發票地址回傳給供方。在收到供方發票后寫〈領用支票審批單〉和發票一起交給財務。〈領用支票審批單〉上面要注明工作單號,如果是小帳,要寫明客戶開戶名、開戶銀行、帳號。如果供方帳單費用與當初委托書寫的不一致,則交給市場處理。
3、如果客戶與我司是票結,財務人員應該在確認收到我司應收款項之后再付給供方。如果是月結,財務人員應在跟供方的約定時間之內付款給供方。
4、客戶款未及時付或付款后未及時到帳的,操作需把相關信息告知業務,如提單需提前電放的,由業務寫〈提前放單(付款)申請〉,經部門經理、操作部經理審批后,財務才可以付款給供方,如未經審批,所產生的后果,由個人承擔。
5、對于分供方退款的狀況,操作人員需在跟進表中標明退款狀況,對于未退款項需及時進行跟進。財務需對操作的跟進狀況進行跟進。
6、月結客戶付款狀況由業務人員跟進并向財務作報告。

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